Опись документов для уничтожения образец

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению


Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты. Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

  1. номер и место заполнения акта;
  2. наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
  3. самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.

Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы.

Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

  1. общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
  2. крайние даты;
  3. идентификационные номера прикладываемых описей;
  4. порядковый номер строки;
  5. индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
  6. заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;

Шпаргалка делопроизводителя

Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Сроки хранения документов с 2010 года определяются Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность.

В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов.

Образец акта об уничтожении документов

– председатель комиссии;

  • Петров И.Н.
    На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.

    – секретарь;

  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
  • По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год. Шаг 3. Заполним табличную часть:

    1. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
    2. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
    3. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
    4. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись.
    Рекомендуем прочесть:  Кто относится к рабочим и служащим

    Опись документов: правила использования и оформления

    Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

    Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления. Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.
    Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

    1. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
    2. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
    3. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
    4. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
    5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

    Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

    В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

    Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

    Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

    Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

    Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения. Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2020 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2015 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно.
    Сначала необходимо провести экспертизу ценности.

    При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

    Акт списания документов на уничтожение: образец составления(2018г)

    Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

    Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

    Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

    К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение. Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д.
    По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков.

    Рекомендуем прочесть:  Люди которые пишут докладные

    Зачастую позиции исчисляются десятками.

    При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов.

    Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

    При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

    Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

    Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

    Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

    Как правильно составить опись предоставляемых документов

    как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

    Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

    Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

    • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
    • Дата составления.
    • Наименование организации, которая передает документы.
    • Таблица с самой описью, в которой указываются:
    1. полное название документа;
    2. номер по порядку;
    3. количество листов.
    4. количество экземпляров;
    • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

    Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

    Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения.

    Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

    Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

    В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

    Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

    При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.