Опись документов для уничтожения образец

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты. Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:

1. номер и место заполнения акта;
2. наименование фонда, из которого изымаются документы (при наличии);
3. самое главное – основания, по которому те или иные бумаги могут быть уничтожены.

Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы.

Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:

1. общее количество единиц хранения, подлежащих уничтожению;
2. крайние даты;
3. идентификационные номера прикладываемых описей;
4. порядковый номер строки;
5. индекс дела согласно номенклатуре, при отсутствии – нумерация по описи;
6. заголовок уничтожаемого дела или групповое название документации;

Шпаргалка делопроизводителя

Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Сроки хранения документов с 2010 года определяются Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность.

В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов.

Образец акта об уничтожении документов

– председатель комиссии;

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год. Шаг 3. Заполним табличную часть:

1. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
2. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
3. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
4. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись.

Опись документов: правила использования и оформления

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

1. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
2. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
3. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
4. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
5. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

Акт списания документов на уничтожение: образец составления(2018г)

Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

Зачастую позиции исчисляются десятками.

При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов. Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

• Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
• Дата составления.
• Наименование организации, которая передает документы.
• Таблица с самой описью, в которой указываются:

1. полное название документа;
2. номер по порядку;
3. количество листов.
4. количество экземпляров;

• Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения.

Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.